Bejelentkezés az adatvédelmi nyilvántartásba

Update: a bejelentrkezési kötelezettség megszűnt, így a cikk érvényét vesztette.

Honlap és webáruház tulajdonosként érdemes az egyik legjobb marketing eszköz, a hírlevélküldés lehetőségeit is bevetni. A hírlevélküldés előtt be kell szerezni az emailcímeket, vagyis adatot kell gyűjteni, majd azokat kezelni kell. Az adatgyűjtés és adatkezelés bejelentési köteles tevékenység, be kell jelenteni a NAIH felé az adatvédelmi nyilvántartásba.

UPDATE: A GDPR 2018. május 25-i bevezetése óta a bejelentési kötelezettség megszűnt.

Az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény (a továbbiakban: Infotv.) 65-68. §-ai rendelkeznek az adatvédelmi nyilvántartásról. Bármilyen adatgyűjtés előtt a NAIH-tól adatvédelmi nyilvántartási számot kell kérni, hogy hivatalos és engedélyezett legyen az adatok gyűjtése, felhasználása. A hivatal a kérelem benyújtását követő maximum két héten belül megküldi a nyilvántartási számot, amit az Adatvédelmi nyilatkozatba is fel kell tüntetni. Az adatgyűjtés már a kérelem benyújtása után megkezdhető, nem kell feltétlen megvárni a szám kiadását.

Nyilvántartási számot adatvédelmi célonként és weboldalanként kell kérni, azaz külön bejelentés kell  pl. hírlevél küldésre és marketing célú adatkezelésre, ha papír alapú levelet küldesz a feliratkozóknak.

Bejelentkezés adatvédelmi nyilvántartásba

Hogy kell bejelentkezni?

Az adatvédelmi nyilvántartásba bejelentkezni elektronikusan lehet. A NAIH hivatalos oldaláról tölthető le a bejelentkezéshez szükséges kitöltő program:

http://www.naih.hu/bejelentkezes.html

Itt pedig a kitöltési útmutatót találod:

http://www.naih.hu/files/Kitoeltesi-utmutato-2015_09.pdf

A bejelentkezéshez nem árt tisztában lenni az adatkezelő, adatfeldolgozó és az adatkezelés, adatfeldolgozás fogalmával.

Adatkezelő: az a természetes vagy jogi személy, illetve jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet, aki vagy amely önállóan vagy másokkal együtt az adat kezelésének célját meghatározza, az adatkezelésre (beleértve a felhasznált eszközt) vonatkozó döntéseket meghozza és végrehajtja, vagy az adatfeldolgozóval végrehajtatja.

Adatkezelés: az alkalmazott eljárástól függetlenül az adaton végzett bármely művelet vagy a műveletek összessége, így különösen gyűjtése, felvétele, rögzítése, rendszerezése, tárolása, megváltoztatása, felhasználása, lekérdezése, továbbítása, nyilvánosságra hozatala, összehangolása vagy összekapcsolása, zárolása, törlése és megsemmisítése, valamint az adat további felhasználásának megakadályozása, fénykép-, hang- vagy képfelvétel készítése, valamint a személy azonosítására alkalmas fizikai jellemzők (pl. ujjvagy tenyérnyomat, DNS-minta, íriszkép) rögzítése.

Adatfeldolgozás: az adatkezelési műveletekhez kapcsolódó technikai feladatok elvégzése, függetlenül a műveletek végrehajtásához alkalmazott módszertől és eszköztől, valamint az alkalmazás helyétől, feltéve hogy a technikai feladatot az adatokon végzik.

Adatfeldolgozó: az a természetes vagy jogi személy, illetve jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet, aki vagy amely az adatkezelővel kötött szerződése alapján – beleértve a jogszabály rendelkezése alapján történő szerződéskötést is – adatok feldolgozását végzi.

Mit tartalmaz a kérelem?

Az adatvédelmi nyilvántartásba az Infotv. rendelkezése szerint az adatkezelő személyes adatokra vonatkozó adatkezeléseiről, az érintettek tájékozódásának elősegítése érdekében a Hatóság adatvédelmi nyilvántartást vezet, amely tartalmazza

a) az adatkezelés célját,

b) az adatkezelés jogalapját,

c) az érintettek körét,

d) az érintettekre vonatkozó adatok leírását,

e) az adatok forrását,

f) az adatok kezelésének időtartamát,

g) a továbbított adatok fajtáját, címzettjét és a továbbítás jogalapját, ideértve a harmadik országokba irányuló adattovábbításokat is,

h) az adatkezelő, valamint az adatfeldolgozó nevét és címét, a tényleges adatkezelés, illetve az adatfeldolgozás helyét és az adatfeldolgozónak az adatkezeléssel összefüggő tevékenységét,

i) az alkalmazott adatfeldolgozási technológia jellegét.

Ki nyújtja be a nyilvántartásba vételi kérelmet?

A személyes adatok kezelésének nyilvántartásba vételét az adatkezelőnek (hírlevélküldője) kell kérelmeznie a Hatóságnál, alapvetően az adatkezelés megkezdése előtt. Kötelező adatkezelés nyilvántartásba vételét az adatkezelőnek az adatkezelést elrendelő jogszabály hatálybalépését követő húsz napon belül kell kérelmeznie a Hatóságnál.

A hivatal a kérelem benyújtását követő maximum két héten belül megküldi a nyilvántartási számot, amit a holnap/webáruház Adatvédelmi nyilatkozatába is fel kell tüntetni. Az adatgyűjtés már a kérelem benyújtása után megkezdhető, nem kell feltétlen megvárni a szám kiadását.

A benyújtáskor meg kell adni az e-mail címet, a Hatóság ide küldi majd a válaszát a kérelemre.

Ez a válasz kétféle lehet:

1. a Hatóság a nyilvántartásba vételről szóló határozatot küldi ki a megadott e-mail címre – mely tartalmazza az adatkezelés nyilvántartási számát,

2. hiánypótlásra hívja fel az adatkezelő figyelmét, ha a kérelem tartalmi szempontból hiányosan/helytelenül lett kitöltve.

További olvasnivalók hasonló témában:

✿ Mit tegyél, hogy elkerüld az adatvédelmi bírságot?

✿ Facebook adatvédelmi beállítások

Mielőtt webáruházat nyitnál: tényadatok a webáruházakról